Enligt svenska skatteregler ska räkenskapsinformation, även kallat bokföring förvaras på ett trygg sätt i Sverige under sju år. Under vissa förutsättningar kan bokföringen även förvarar utomlands. Det finns även möjlighet för företag att förvara maskinläsbara medier utomlands.
Det finns några regler att tänka på. För att förvaringen ska anses ske på ett trygg sätt ska du enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078) arkivera räkenskapsinformationen så att den inte riskerar att förstöras eller försvinna, exempelvis vid brand, stöld eller borttappad. Om svenska företag bedriver verksamhet i utlandet finns i vissa fall särskilda bestämmelser för sådana verksamheter så att de utan problem ska kunna förvara sin bokföring utomlands dock med undantag. Läs nedan vad som gäller.
Räkenskapsinformation i pappersform eller i mikroskrift
Du får normalt sätt inte förvara bokföring i pappersform eller i mikroskrift då det inte omfattas av bestämmelsen enligt Bokföringsnämnden. Sådan räkenskapsinformation får aldrig förvaras utanför Sverige, med undantag för verifikationer i pappersform som i vissa fall tillåts.
7 kap. 3 a § BFL gäller både för företag vars bokföring sköts i något annat land och för företag som sköter sin bokföring i Sverige, men sparar räkenskapsinformationen i ett annat land, t.ex. hos ett dotterföretag, ett arkiveringsföretag eller via ett internetbaserat bokföringsprogram. I dessa fall ska företaget bl.a. anmäla platsen för förvaringen till Skatteverket respektive Finansinspektionen.
Kom ihåg att ett företag under vissa förutsättningar absolut får förvara sin bokföring utomlands på maskinläsbara medier. Om företaget uppfyller samtliga villkor kan en anmälan göras till Skatteverket som ger sitt tillstånd. Anmälan ska göras till Skatteverket. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska dock göra sin anmälan till Finansinspektionen.
Förvara bokföring på maskinläsbara medier
7 kap. 3 a § BFL omfattar all räkenskapsinformation som sparas på maskinläsbara medier. Det innebär att såväl verifikationer som annan 76(116) räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras i ett annat land så länge de förutsättningar som anges i paragrafen uppfylls.
Så ansöker du om tillstånd
Om du vill ansöka om tillstånd att förvara bokföring på maskinläsbara medier, maskinutrustning, hårddisk och system utomlands gör du det till:
Skatteverket, skatteenhet 3, Box 2825, 403 20 GÖTEBORG.
Om ditt företag står under tillsyn av Finansinspektionen ska ansökan om tillstånd för att förvara bokföring på maskinläsbara medier, maskinutrustning, hårddisk och system utomlands göras till Finansinspektionen.
Bokföringsnämndens vägledning
Om du vill ta reda på vad som gäller i ditt fall kan du läsa mer om Bokföringsnämndens vägledning som har gett ut ett dokument. Du kan läsa informationen här.
