Konferensresa utomlands regler

Läs om vilka regler som gäller för konferensresa utomlands

Regler för konferensresa och studieresa utomlands

En fullt utpräglad konferensresa utomlands är skattefri, detsamma gäller för studieresa. Alla anställda som i sin tjänst ska åka utomlands för att delta i en studieresa eller i en konferensresa beskattas inte för värdet av resan. Dessa regler gäller så länge resan är en fullt utpräglad konferensresa eller studieresa. 

En skattefri konferensresa eller studieresa utomlands definieras bland annat så här: Minst 6 timmar per dag ska vara verkligt arbete. Den verkliga arbetstiden under hela resan blir exempelvis för en hel vecka – minst 30 timmar. Timmarna går att fördela jämnt över hela veckan. Konferensresan eller studieresan ska vara till nytta och ha ett värde för företaget. Kom ihåg att det bör finnas ett detaljerat program för hela konferensresan eller studieresan utomlands. Det är alltid bra om programmet kan dokumenteras.

Det är ok att resa utomlands

Du får resa utomlands för konferens eller studier, det är fullt normalt och inget ovanligt. Många svenska företag reser utomlands för konferenser och studier. Reglerna som gäller i Sverige gäller även utomlands för att resan ska vara avdragsgill och inte beskattas som en förmån.

Reglerna kan uppfattas som luddiga ibland men så länga man kan motivera resan så är det aldrig några problem alls. Man får använda sitt goda omdöme.

Undvik att beskattas för konferensresan och studieresan

För att resan inte ska beskattas får den inte ha inslag av nöje eller avkoppling. En anställd kan beskattas för hela resan utomlands eller delar av resans värde i följande situationer: Om resan till större del innehåller nöje och avkoppling. Om resan inte har ett värde för företag och ingen nytta. Om resan är omotiverad och inte arbetsrelaterad för konferens eller studie. Om resan går till ett populärt resmål för turister och inte är motiverad.

Vad är nöje?

Nöje går att definiera brett och det blir därför svårt att specifikt peka ut något som skulle vara förbjudet. Därför ska en anställd, i sin tjänst – vara närvarande och aktiv med minst 6 timmar per dag i det verkliga arbetet.

Även om en anställd åtar sig tillfällen att roa sig med nöje eller avkoppling så betyder det inte per automatik att resan ska beskattas, detta gäller så länge nöjet är obetydlig i sin helhet.

Om nöjet skulle bli ett mer betydande inslag under resan kan förmånsbeskattning komma att ske. I Sverige finns det rättspraxis på området och domstolarna har möjligheten att bedöma varje fall efter vad som specifikt har framkommit i varje ärende. Konferensresa och studieresa utomlands och dess regler för förmånsbeskattning kan bli aktuella om en anställd skulle resa till en populär charterort, om resan sker under en helg eller till en mycket avlägsen plats. 

Kom ihåg att det är fullt normalt att konferenser och kurser av många företag placeras just i populära resmål och semesterorter. Detta innebär inte att beskattning ska ske. Så länge resan inte innehåller större inslag av nöje så är det motiverat att förlägga sin konferensresa eller studieresa även vid sådana resmål som anses vara populära destinationer för turister. I många fall kan arrangemang just vid populära destinationer innebära en mycket lägre kostnad för arbetsgivaren i jämförelse med att resan istället skulle gått till en närliggande ort. Det finns oftast bättre flygförbindelser till turistorter och därmed ett större hotell utbud.

Avgörandet om resan ska beskattas blir alltid om resans innehåller större inslag av nöje. Det gäller att allt sker i en rimlig omfattning.

Hur gör man bedömningen

För att myndigheter ska kunna avgöra om en anställd ska beskattas för en resa, helt eller delar av resan måste man ta hänsyn till flera olika delar: vad var syftet med resan, vilket värde hade resan för bolagets verksamhet samt valet av destination och innehållet av konferensen och kursen. Olika bedömningar sker unikt i varje ärende. (Se RÅ 1983 1:78 I och II).

Konferensresa, studieresa utomlands och regler för effektivt arbete

Skatteverket tittar extra mycket över de delar som avser det effektiva arbetet och tiden den upptar när den anställde är utomlands för en konferensresa eller studieresa. Detta i balans över anda aktiviteter som sker under resan.

En generell regler är att konferenstiden, kursen eller studierna bör vara minst sex timmar per dag. Timmarna kan fördelas jämnt för en hel vecka om vara minst 30 timmar.

Dokumentera den verkliga konferens- och studietiden

Det är alltid bra att dokumentera och spara på sådant som i efterhand kan bevisa att den anställde har deltagit i en konferensresa eller studieresa med minst 6 aktiva timmar per dag.

Om den anställdes partner följer med gäller beskattning

Om en partner till en anställd följer med på konferensresan eller studieresan utomlands finns det regler om att det då räknas som en skattepliktig förmån.

Du kan läsa mer om detta i Skatteverkets rättsliga vägledning här.

2020-06-22