När anställda får använda företagsbilar behöver företaget mer än bara en muntlig överenskommelse. Utan en tydlig bilpolicy kan det snabbt bli oklart vem som ansvarar för bilen, vad som gäller vid skador och vem som ska betala eventuella avgifter. För att undvika missförstånd och konflikter krävs en skriftlig och bindande bilpolicy.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är den mest praktiska lösningen. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar ihop en specifik bil med en namngiven förare och fungerar som den faktiska bilpolicyn för just den bilen.
Varför en bilpolicy behövs
När en anställd får tillgång till en företagsbil uppstår frågor som måste vara klara redan från start:
- Vem betalar självrisk vid en olycka eller skada?
- Vem ansvarar för böter och trafikavgifter, till exempel parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, besiktning och däckbyten sker i tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en nedskriven policy kan dessa punkter leda till tvister och onödiga kostnader. Ett TRF-kort gör att alla vet vad som gäller redan från första dagen bilen lämnas ut.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort dokumenterar de grundläggande uppgifter som krävs för att upplåtelsen ska vara tydlig:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den körs. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett klart bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både företag och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter om skador, böter och underhåll.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i en större fordonsflotta.
- Trygghet för alla parter – arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot när frågor uppstår.
Sammanfattning
Alla företag som låter anställda använda företagsbilar bör ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är den praktiska och juridiskt bindande lösningen som gör policyn konkret och knyter den direkt till en specifik bil och förare. Det ger företaget full kontroll, skapar trygghet och minskar risken för framtida tvister.
